Voorwaarden koffer
REGLEMENT ONTLENING KOFFER
(01.05.2022)
Artikel 1.
Dit reglement regelt het uitlenen van koffers van het APB Provinciaal Documentatiecentrum Atlas aan scholen, organisaties en andere instellingen in Vlaanderen.
Artikel 2. Begripsomschrijvingen
Ontlener: Een “ontlener” is ofwel een organisatie met rechtspersoonlijkheid, een feitelijke vereniging, of een natuurlijke persoon die gebruik maakt van het materiaal van het Provinciaal Documentatiecentrum Atlas. Indien de ontlener een natuurlijke persoon is, moet hij/zij tenminste 18 jaar oud zijn.
Afhaler: De natuurlijke persoon die materiaal komt afhalen van de uitleendienst.
Aanvraag kofferontlening: Het formulier waarop de ontlener vraagt om een koffer bij het Provinciaal Documentatiecentrum Atlas te ontlenen. Na goedkeuring hiervan, kan men tot reservatie overgaan.
Nieuwwaarde: Het bedrag dat betaald moet worden om een verloren materiaal nieuw aan te kopen
Artikel 3. Locaties
APB Provinciaal Documentatiecentrum Atlas.
Carnotstraat 110 - 2060 Antwerpen
03/203.57.50 - docatlas@provincieantwerpen.be
APB Provinciaal Documentatiecentrum Atlas
Afdeling Turnhout
Warandestraat 42 - 2300 Turnhout
014/72.40.20 - docatlasturnhout@provincieantwerpen.be
Artikel 4 . Begunstigden
Het Provinciaal Documentatiecentrum Atlas stelt koffers met educatieve materialen tijdelijk ter beschikking van scholen, organisaties, en andere instellingen die gelijkheid van kansen bevorderen.
Artikel 5. Voorwaarden
Een ontlening wordt slechts toegestaan indien:
- De aanvraag voor de kofferontlening minstens 14 dagen vooraf schriftelijk werd ingediend via het daartoe voorziene formulier, tenzij een andere regeling is afgesproken met de samensteller/consulent.
- De materialen gebruikt worden voor een educatieve activiteit met niet-commerciële doeleinden.
- Voldoende exemplaren van de gevraagde materialen op het ogenblik van de aanvraag beschikbaar zijn in de bibliotheek.
Artikel 6. Reserveren
Wie kan reserveren?
Elke persoon die gemachtigd is namens de organisatie op te treden.
Hoe gaat het in zijn werk?
Men vraagt een koffer aan via het daartoe voorziene elektronisch aanvraagformulier op de website van het documentatiecentrum. Een medewerker van het Provinciaal Documentatiecentrum Atlas informeert u over het verloop van uw aanvraag en brengt u in contact met de documentalist die uw koffer verder zal opvolgen. Indien de aanvrager geen lener is bij het Provinciaal Documentatiecentrum Atlas, moet deze eerst ingeschreven worden als lener. Hierbij hoort het eenmalig betalen van een inschrijvingsgeld van 5 €. Aanvragers van zomerschoolkoffers krijgen een gratis (hernieuwing van het) lidmaatschap.
Het Provinciaal Documentatiecentrum Atlas bepaalt de minimum- en maximumtermijn van de kofferontlening en neemt daarbij de volgende criteria in acht:
- mate van beschikbaarheid van de materialen in de bib (voor andere gebruikers);
- beperking op de uitleenbaarheid van nieuwe aanwinsten voor koffers
- doelstellingen, omkadering en motivering van het aangevraagde project.
Elke reservering is een voorlopige reservering onder voorbehoud van onvoorziene omstandigheden. De reservatie van het materiaal vervalt op het einde van de dag na de afhaaldag tenzij anders afgesproken met de contactpersoon van het Provinciaal Documentatiecentrum Atlas.
Artikel 7. Materiaal afhalen en inleveren
De afhaler dient in het bezit te zijn van zijn/haar identiteitskaart. Het afhalen en inleveren van materialen dient te gebeuren op het adres en op de datum die op de overeenkomst vermeld staat. Afwijken hiervan kan enkel na afspraak met de contactpersoon.
Alle materialen dienen door de lener zelf afgehaald en teruggebracht te worden, op eigen kosten en met eigen vervoer. De materialen zitten verpakt in plastic koffers. Voor het transport ervan is meestal een auto vereist.
Op het moment van afhaling worden alle materialen geregistreerd op het lenersrecord dat voor de koffer in het bibliotheeksysteem van docAtlas wordt aangemaakt. Een uittreksel van alle ontleende materialen wordt na ontlening aan de afhaler bezorgd op het e-mailadres dat hij/zij op de aanvraag heeft aangegeven. Het is de verantwoordelijkheid van de afhaler om na te gaan of de materialen in de koffers volledig conform de lijst zijn. Indien dit niet het geval is, moet de afhaler dit binnen 24 uur melden via de contactgegevens van docAtlas zoals ze hierboven vermeld zijn.
Het materiaal dient volledig en in verzorgde staat te worden teruggebracht.
Slechts in geval van overmacht en dit enkel na overleg met de contactpersoon van het Provinciaal Documentatiecentrum Atlas kan worden besloten dat de koffer door een medewerker van het Provinciaal Documentatiecentrum Atlas geleverd of afgehaald wordt. De ontlener betaalt hiervoor een vergoeding gebaseerd op volgende elementen:
- 20,00 €/uur diensttijd;
- de op dat moment gebruikelijke km-vergoeding voor onze sector;
- alle parkeerkosten die de medewerker moet maken zowel bij het afhalen/leveren bij de ontlener als bij het in-/uitladen hier ter plaatse.
Artikel 8. Aansprakelijkheid – Uitsluiting
Indien de materialen geheel of gedeeltelijk niet ter beschikking gesteld kunnen worden, heeft de ontlener geen recht op schadevergoeding.
Artikel 9. Ontlener en afhaler.
De afhaler en de ontlener zijn hoofdelijk en ondeelbaar verantwoordelijk voor het ontleende materiaal en het gebruik ervan en kunnen achteraf persoonlijk aansprakelijk gesteld worden. Eventuele tekortkomingen, schade, diefstal of verlies van het materiaal komen volledig ten laste van hen zelfs indien zij zelf niet verantwoordelijk zijn voor de eventuele tekortkomingen, beschadigingen, diefstal of verlies. De ontlener wordt verondersteld het goede gebruik en de behandeling van het ontleende materiaal te kennen.
Artikel 10. Opschorting en uitsluiting
Het foutief gebruikmaken van het materiaal, het herhaaldelijk beschadigd of het niet-terugbrengen van materiaal of het niet-betalen van aangerekende kosten heeft tot gevolg dat geen nieuwe aanvragen meer worden aanvaard. Het niet-naleven van één of meerdere bepalingen uit dit reglement kan, los van eventuele boetes of gerechtelijke vervolging, aanleiding geven tot uitsluiting van de ontlener of afhaler.
Artikel 11. Auteursrechten
De ontlener moet de wetgeving op de auteursrechten volledig respecteren. Dit betekent o.m. dat de vertoning van audiovisueel materiaal slechts in besloten kring mag gebeuren zonder dat er toegangsgeld gevraagd wordt.
Artikel 12. Betwisting
Voor alle mogelijke gerechtelijke betwistingen die uit dit reglement, uit de uitvoering van dit reglement of uit de ontlening voortvloeien of ermee verband houden, zijn enkel de rechtbanken van Antwerpen bevoegd.
Artikel 13. Boetes.
De boete voor het laattijdig inleveren van een koffer wordt bepaald op 5€/dag.
Artikel 14. Beschadiging en verlies.
De ontlener dient het Provinciaal Documentatiecentrum Atlas zo snel mogelijk te verwittigen in geval van verlies of beschadiging van materialen.
Ingeval van verlies wordt de nieuwwaarde van het materiaal aangerekend.
Alle goederen moeten met de nodige zorg behandeld worden om beschadiging te vermijden. Indien er toch schade vastgesteld wordt, dan zal een billijke schadevergoeding moeten worden betaald. Voor tekortkomingen aan het materiaal die niet exact op basis van facturen te bepalen zijn, zal aan de ontlener een forfaitaire vergoeding aangerekend worden per schadegeval. Indien het materiaal zwaar beschadigd is, zal het behandeld worden als een verlies.
De ontlener wordt aangeraden om een verzekering af te sluiten of een bestaande verzekering uit te breiden tegen beschadiging van de materialen en eventuele diefstal van de inhoud van de koffers.
Artikel 15. Privacy
Alle gegevens die u persoonlijk, via de webformulieren of via verdere communicatie over uw vraag, aanvraag of inschrijving doorgeeft, worden door docAtlas verwerkt conform de toepasselijke wetgeving inzake privacy (verordening (EU) 2016/679). Ze zullen uitsluitend worden gebruikt voor: het organiseren en administratief afronden van de vraag, activiteit en/of ontlening en het jaarlijks geanonimiseerd kunnen rapporteren over onze dienstverlening. Wij geven geen persoonsgegevens aan derden door en gebruiken de gegevens die u hier ingeeft niet voor marketingdoeleinden. U heeft o.a. het recht om uw gegevens te raadplegen, te verbeteren, te wissen. Voor meer informatie en voor de uitoefening van uw rechten verwijzen wij u door naar de disclaimer op deze website waar u ons privacybeleid kan terug vinden of onze functionaris gegevensbescherming: DPODESE@provincieantwerpen.be.
Artikel 16.
Door het ontlenen van materiaal verklaart de ontlener zich akkoord met de bepalingen van dit reglement en waarborgt er de stipte naleving van.
Artikel 17.
Dit reglement treedt in werking met ingang van 1 november 2018.