Waar vind ik informatie per programma? 

Elk fonds heeft zijn eigen webpagina. Een overzicht vind je hier.

 

Waar vind ik informatie over de oproepen? 

Die info vind je op de websites van de verschillende programma’s, en hier kan je ook een beknopt overzicht vinden.

 

Wat levert een Europees project op? 

Een Europees project is meer dan financiering alleen. Zo wordt je netwerk uitgebreid en kan je kennis en ervaringen uitwisselen. Samenwerking met andere sectoren werkt inspirerend en stimuleert creativiteit waaruit nieuwe ideeën geboren worden. Bovendien krijg je de kans om je organisatie in binnen- en buitenland te profileren. Door samenwerking met Europese partners krijgt je project een internationale uitstraling. 

Er is niet enkel een meerwaarde voor je organisatie, maar ook voor je regio en voor Europa. Het project geeft nieuwe impulsen rond innovatie, duurzaamheid, ondernemerschap, … of kan economische ontwikkeling stimuleren. Daarnaast maakt het Europa lokaal zichtbaar voor burgers.

 

Welke thema’s hebben de hoogste slaagkans?

De thema’s die gelinkt zijn met de Green Deal hebben de meeste slaagkans. Elk programma heeft zijn prioriteiten binnen de Green Deal gekozen, maar de hoofdfocus gaat naar een innovatief en een groen Europa: duurzame -en hernieuwbare energie en energie efficiëntie, klimaatadaptatie, Co2 reductie, duurzaam waterbeleid, circulaire economie, biodiversiteit en groene infrastructuur. 

Ook binnen de programma's Creatief Europa en Erasmus+ is er aandacht voor de groene thema’s. 

Een overzicht van de thema’s voor de verschillende programma’s vind je hier.

 

Zijn er verschillen met de vorige programmaperiode (2014-2020)?

De gebieden van een aantal programma’s zijn gewijzigd, meer concreet is dat voor Interreg Noordzee Regio en Interreg Noordwest-Europa het geval. Het interreg 2 zeeën programma gaat niet meer verder.

Er zijn minder thema’s/prioriteiten dan in de vorige programmaperiode. De focus ligt op vijf hoofdthema’s: innovatief Europa, groen Europa, verbonden Europa, sociaal Europa, Europa dichter bij de burger.

Binnen de Interreg programma’s is er wat meer aandacht voor inclusie, cultuur en toerisme. 

 

Wat is er nodig om partner te zijn? 

Je moet een rechtspersoonlijkheid zijn, een natuurlijk persoon kan niet deelnemen

 

Wat is er nodig om hoofdpartner te zijn?

Als hoofdpartner ben je verantwoordelijk voor het inhoudelijke en financiële beheer van een project, dus voor het projectmanagement. Als hoofdpartner verzamel je al deze informatie van de partners en maak je die over aan het secretariaat van het programma. Het is daarom belangrijk dat je als hoofdpartner een goed werkende administratie hebt die deze administratieve stromen goed kan beheren. 

 

Hoelang duurt een Europees project?

Dat verschilt van programma tot programma, meestal duurt het tussen 2 en 5 jaar. Het is moeilijk om met partners iets te realiseren op een kortere termijn.

 

Sta ik alleen in voor de uitvoering van een Europees project? 

Nee, een Europees project is meestal met andere partners. Daarnaast zorgen de programmasecretariaten van de verschillende programma’s ook voor de nodige ondersteuning bij de uitvoering van een project. 

 

Europese fondsen financieren maar een gedeelte van het project? Waar vind ik nog andere financiering?

Je kan ook cofinanciering aanvragen. Dit kan Vlaamse cofinanciering zijn of provinciale, van andere organisaties die het project willen ondersteunen, ... deze cofinanciering moet steeds tegelijkertijd met de Europese cofinanciering gevraagd worden. Je zal ook altijd een deel zelf moeten financieren, dit ook om je kredietwaardigheid aan te tonen. 

 

Wanneer krijg ik de Europese financiering?

Europese financiering komt pas nadat de kosten zijn gemaakt, betaald én ingediend. Houd rekening met een periode van prefinanciering tussen de eigen uitgave en de uitbetaling van Europese subsidie.

 

Hoe begin ik aan een Europees project?

• Vertrek vanuit je eigen ideeën. Wat wil je bereiken?
• Bepaal de meerwaarde voor en van jouw organisatie.
• Bepaal je ambities. Wil je zelf een project opstarten? Of sluit je liever aan bij een ander projectidee?
• Bepaal je rol. Stap je mee in een project als promotor, partner, leider van één werkpakket of waarnemer?

 

Hoe komt een Europees project tot stand?

Bekijk zeker ons filmpje dat kort de stappen samenvat.

• Eerst bepaal je zelf je beleid en projecten
• Vervolgens zoek je naar financieringsmogelijkheden
• En je kijkt of er partners zijn die rond hetzelfde thema willen werken
• Dan zit je met de partners samen om te kijken of jullie kunnen samenwerken
• Je zit meermaals met de partners samen om een heel project uit te schrijven
• Als jullie over alles eens zijn geraakt kan het project ingediend worden.

 

Wat zijn de fundamenten voor een goed Europees project?

• Een project dat gedragen wordt door de organisatie, heeft een grotere kans op een succesvolle uitvoering. 
• Zorg dat je een formeel akkoord hebt voor je project (b.v. via algemene vergadering, raad van bestuur of schepencollege).
• Zorg ervoor dat je tijd en ruimte kan vrijmaken om aan het project te werken. Maak hierover op voorhand afspraken.
• Zorg voor een sluitende financiering. Een Europees project wordt nooit 100% gefinancierd. Zorg er dus voor dat je op voorhand hierover afspraken maakt.

 

Hoe kies je het juiste programma?

Het juiste programma is het programma met de meeste slaagkansen. Hiervoor neem je best contact op met de adviseurs. Zij hebben beste zicht op het meeste kansrijke programma voor jouw project. Het advies zal ook afhangen van timing van de oproepen, (geografische) locatie (geografisch) van de partners, het al dan niet exact kunnen beantwoorden aan de voorwaarden van de oproep, ... 

 

Kan ik alleen een Europees project indienen?

Indien het programma dat toelaat, dan zou dat kunnen. Maar gezien Europese subsidiefondsen gericht zijn om samenwerking over de grenzen heen, zal je het meestal toch met andere partners moeten realiseren. 

 

Welke afspraken moet ik vooraf maken binnen mijn organisatie?

Hoe? Wanneer? Wie? 

Betrek vanaf de voorbereiding je collega`s die zullen meewerken aan het project. Dit zorgt voor een goede start. Communiceer regelmatig naar het management.  

Maak afspraken met medewerkers. Wie volgt de administratie op? Wie volgt het financiële luik op? Wie volgt de inhoud op? En wie koppelt deze drie elementen? Zorg dat ze hier tijd voor kunnen en mogen vrijmaken.

Ken je rechten en plichten. Neem op voorhand de regelgeving van het programma door (deze kan verschillen per programma). Let daarbij vooral op:

• Verantwoordelijkheden rond financiële en inhoudelijke rapportage en archivering.  B.v. analytische code in boekhouding.
• Tijdsregistraties personeel
• Welke documenten zijn nodig? En waar kun je die vinden binnen je organisatie?  B.v. originelen.
• Wat moet je bewaren? En hoe lang?

 

Hoe vergroot ik mijn kans op slagen? 

• Neem de tijd en lees je goed in (doelstellingen en regelgeving van het programma).
• Schrijf wervend, maar realistisch, je Bomma zou het moeten kunnen begrijpen
• Geef je doelstellingen en activiteiten gestructureerd en helder weer.
• Vertaal je doelstellingen naar concrete activiteiten en bouw zo je budget op.
• Wat maakt jouw project uniek?
• Gebruik ondersteunend cijfermateriaal
• Geef duidelijk aan:
• tot welke prioriteiten van het programma jouw project bijdraagt.
• waarom dit het reguliere werk/beleid van je organisatie overschrijdt.
• waarom samenwerking hier een meerwaarde kan bieden.

• Vraag feedback aan dienst Europa

 

Hoelang duurt de aanvraagprocedure?

Het hele proces van projectidee tot effectieve indiening kan tot een half jaar in beslag nemen. Je moet partners leren kennen, samenkomen om het project vorm te geven, … Dit duurt zeker een aantal maanden.

 

Hoe verloopt een aanvraagprocedure?

De meeste Europese programma’s werken met een 2-stapsprocedure. Voor de eerste stap moet je een overzicht geven van het project, vaker enkel inhoudelijk. In de tweede stap moet je vervolgens ook het budget volledig uitschrijven. De periode tussen de eerste en de tweede stap kan ook tot 6 maanden oplopen. 

 

Kan je verder werken aan afgelopen projecten? Of moeten ze altijd nieuw zijn?

Indien je opportuniteiten ziet in een afgelopen project die passen binnen de doelstellingen van een nieuwe oproep, dan kan het zeker interessant zijn om daarop verder te werken. We noemen dit ook kapitalisatie, het verder werken en laten renderen van een bestaand project. Je moet dan in het nieuwe project ook verwijzen naar het afgelopen project.

 

Hoe plan ik mijn project? 

Stap 1: Leg de verschillende onderdelen en fasen van je project vast.

Stap 2: Bepaal voor elk onderdeel of fase de bijbehorende activiteiten.

Stap 3: Bepaal voor elke activiteit:

• de stappen die je moet zetten voor een goed resultaat
• de verantwoordelijke partnerorganisatie en personen
• de beoogde resultaten met timing
• de indicatoren voor monitoring en evalulatie
• de kosten

 

Welke samenwerkingen zijn er nodig voor een Europees project?

Elk Europees programma speelt zich af in een bepaalde regio. Indien je kiest voor een programma, zal je moeten gaan samenwerken met organisaties uit die regio. 

 

Moet ik altijd samenwerken met een partner uit een ander Europees land?

Dat hangt af van de regels van het programma. Meestal is dat wel het geval. 

 

Zijn er goede voorbeelden van projecten? 

Zeker! Bekijk zeker onze eigen databank www.europabijons.be eens om inspiratie op te doen. Ook de databanken van de programma's en de andere provincies kunnen inspiratie bieden. Een overzicht vind je hier.    

 

Hoe vind je partners?

• Contacteer ons en wij adviseren Link naar luikje ‘team Europa’ 
• Bekijk projecten in de databanken – Link naar luikje ‘Inspiratie’
• Ga naar netwerkevents van de programma’s, daar kan je dan per thema partners leren kennen

 

Waar moet ik op letten bij mijn partnerkeuze?

Leer elkaar kennen voordat je samen in zee gaat. Ontmoet je partners persoonlijk voordat je het project indient. 

Wat wil jij en wat wil de ander? Formuleer jouw nood en vergelijk deze met de anderen. Wat is jullie gezamenlijk vertrekpunt?

Zorg voor minstens 1 partner met ervaring rond Europese projecten.Zorgdat de partner bevoegd is voor wat hij gaat doen en dat hij zijn rol in het project goed kan opnemen; 

Ook hier geldt: maak duidelijke afspraken vanaf het begin. 

• Wees realistisch met je doelstellingen. Meer is niet altijd beter. 
• Wie coördineert?
• Wie onderhoudt contacten en opvolging?
• Welke middelen worden er ingezet?
• Spreek deadlines af.
• Maak een duidelijke planning.

 

Waarom zou ik mijn projectidee aan jullie voorstellen?

Omdat wij de al een tijdje ervaring hebben binnen de Europese fondsen en weten waar jouw project het meeste kans op slagen heeft. Bovendien hebben we een uitgebreid netwerk dus kunnen we je mogelijk in contact brengen met interessante partners. 

 

Waar vind ik hulp voor het schrijven van een project?

Je kan hulp vinden bij onze adviseurs of bij het secretariaat van het fonds dat de oproep publiceert. Voor de thematische fondsen zijn er ook nationale contactpunten. Op de website van VLEVA vind je een overzicht van alle contactpunten: https://www.vleva.eu/nl/eu-subsidies/subsidiegids