Facturen

Na je verblijf ontvang je een factuur van de verblijfskosten. Het betaalde voorschot wordt hierbij in mindering gebracht.

Facturen moeten binnen 30 dagen na factuurdatum betaald worden. Onafgezien van eventuele gerechtelijke vervolging kan de directie bij niet betaling 90 dagen na factuurdatum beslissen geen nieuwe reservaties van de betrokken organisatie aan te nemen en de bestaande reservatie eenzijdig te annuleren.

De infrastructuur wordt ter beschikking van de klant gesteld inclusief alle aanwezige faciliteiten. Wij stellen alles in het werk om een optimale dienstverlening te garanderen. Eventuele ongemakken ten gevolge van het niet of onvoldoende functioneren van deze extra’s kunnen niet op het Provinciaal Vormingscentrum worden verhaald.

Voorschot

Je reservatie wordt pas definitief nadat je de ondertekende gebruiksovereenkomst hebt teruggestuurd en het voorschot hebt betaald.

Het voorschot bedraagt 30 procent van de som van de huurprijzen van de gereserveerde lokalen, van begin- tot einddatum, aan het tarief volwassenen/ extern/ dag.

Uitzonderlijk kan de directeur een organisatie vrijstellen van het betalen van een voorschot voor zover de omstandigheden het niet toelaten dat de organisatie betalingen vooraf doet. 

Annuleringskosten

Er zijn altijd kosten verbonden aan een annulatie van een verblijf, deze zijn afhankelijk van het feit of je je verblijf in zijn geheel of slechts gedeeltelijk annuleert.

Volledige annulatie meer dan zes weken voor verblijf

Als je je verblijf meer dan zes weken voor het begin van je verblijf annuleert, wordt het voorschotbedrag ingehouden. Bij een reservatie waarvoor geen voorschot werd gevraagd, factureren we het normaal verschuldigde voorschotbedrag.

Volledige annulatie minder dan zes weken voor verblijf

In dit geval factureren we bovenop het voorschot bovendien 30 procent van de op de gebruiksovereenkomst vermelde catering.

Bij annulatie vanaf 48 uur voor begin van het verblijf wordt, bovenop het voorschot, alle catering zoals vermeld in de gebruikersovereenkomst (inclusief aanvullende bestellingen die schriftelijk met post, e-mail, fax of via het laatste inlichtingenformulier toekomen), met betrekking tot de eerste 2 dagen van het verblijf aan 100% aangerekend.

Het verschuiven van de aanvangsdatum van een verblijf met meer dan een maand, zelfs met geldige reden, wordt beschouwd als een volledige annulering.

Gedeeltelijke annulatie van catering

de facturatie van de geannuleerde maaltijden gebeurt altijd op basis van de aantallen op de gebruiksovereenkomst.

Bij gedeeltelijke annulatie van catering binnen de 6 weken voorafgaand aan het verblijf worden onderstaande annulatievoorwaarden toegepast:

  • De gedeeltelijke annulatie van alle catering (of meerdere opeenvolgende annulaties) gebeurt schriftelijk vanaf 6 weken tot startdatum van het verblijf
  • De annulatie (of meerdere opeenvolgende annulaties) is beperkt tot 30 procent van de aantallen zoals vermeld in de gebruiksovereenkomst [1]
  • Bij overschrijding van het maximum wordt sowieso 70 procent van de gereserveerde catering aangerekend
  • Voor zover het standaardmaaltijden betreft kan in extremis eenmalig een beperkte annulatie gebeuren de dag voorafgaand aan het moment van verbruik en uiterlijk tot 13.30 uur. Dit kan enkel indien er zich vooraf geen gedeeltelijke annulatie heeft voorgedaan. Hierbij mag het verminderde aantal standaardmaaltijden maximaal 10 procent bedragen op basis van de laatste gegevens die de organisatie schriftelijk heeft aangegeven. Bij overschrijding van het maximum wordt sowieso 90 procent aangerekend van de catering.
 
[1] inclusief aanvullende wijzigingen die schriftelijk per post, e-mail, fax of laatste inlichtingen) zijn toegekomen minimum 6 weken voorafgaand aan de startdatum van het verblijf

Gedeeltelijke annulatie van overnachtingen

Er worden steeds minimum 80 procent aangerekend van het aantal deelnemers en nachten vermeld op de gebruiksovereenkomst, ook indien dat aantal in de praktijk minder is dan 80 procent. Deze minimumaanrekening geeft geen recht op het opeisen van meerdere bedden.

Gedeeltelijke annulatie van lokalen

Voor internaatsverblijven wordt bij annulatie van een lokaal binnen de zes weken na opmaak van het contract 20 procent aangerekend van het in de gebruiksovereenkomst vermelde lokaal, vermenigvuldigd met het aantal dagen. Hierbij houden we rekening met de geldende tariefcategorie. In de andere gevallen wordt steeds minimum 80 procent aangerekend.

Voor externaatsverblijven wordt bij annulatie 20 procent van de huurprijs van het in de gebruiksovereenkosmt vermelde lokaal aangerekend. Hierbij wordt rekening gehouden met de tariefcategorie van de groep.